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  • Sara Bozzato

E' POSSIBILE UN MONDO SENZA EMAIL?

Aggiornamento: 18 ago


Foto di Toa Heftiba by Unsplash


Cal Newport con il suo ultimo lavoro "Un mondo senza email" ci fa riflettere su come sia possibile lavorare in maniera efficace e produttiva limitando l'uso delle email che ogni giorno riempiono la nostra casella di posta elettronica.


Ecco quindi una mia breve recensione di quanto potrete trovare leggendo questo libro.


CHE COS'E' LA MENTE ALVEARE IPERATTIVA?

L'autore ci introduce al concetto di mente alveare iperattiva che definisce come

"il flusso di lavoro incentrato su una conversazione continua, alimentata da messaggi imprevisti non strutturati, che sono veicolati tramite strumenti di comunicazione digitale come la posta elettronica e i servizi di messagistica istantanea."

Il modo in cui la mente alveare iperattiva opera risulta in netto contrasto con il nostro cervello e le sue caratteristiche, complicando notevolmente lo svolgimento delle attività che facciamo.

Questa modalità di lavoro infatti richiede di spostare continuamente la nostra attenzione dalle attività di lavoro effettivo alle attività in cui parliamo di lavoro.

Pensiamo infatti alla classica situazione in cui stiamo lavorando ad un progetto e veniamo continuamente distratti dalle notifiche di email e messaggi di chat aziendali che inevitabilmente distolgono la nostra attenzione.

La maggior parte delle volte tendiamo a rispondere velocemente ad una mail di un nostro superiore che ci chiede riscontro sull'avanzamento del lavoro oppure ci troviamo nella situazione in cui noi stessi deleghiamo un'attività ad un collega "semplicemente" inviando una email.

Si tratta di sicuro di azioni rapide e veloci che ci danno l'illusione di essere performanti nel nostro lavoro e che pensiamo ci aiutino ad apparire agli occhi degli altri come dei lavoratori affaccendati di tutto rispetto ma in realtà non è così.

Tutto questo si traduce in un dispendio di energie mentali con una conseguente diminuzione di efficacia produttiva nel lungo termine.

Per quale motivo quindi utilizziamo la mente alveare iperattiva?

Semplicemente perché il nostro cervello tende ad adottare le soluzioni più comode ma in questo caso non si rivelano affatto le più efficaci per la nostra concentrazione e produttività.


Il modo in cui opera la mente alveare non supporta quindi le caratteristiche del cervello umano che invece è progettato per mantenere l'attenzione su una singola attività alla volta. Spostando continuamente l'attenzione da un'attività ad un'altra non permettiamo alla nostra mente di terminare una determinata azione e così facendo creiamo un enorme dispendio di energie.


Il libro è ricco di esempi e di esperienze di aziende e lavoratori alle prese con la gestione del flusso di lavoro collegato all'utilizzo delle email. Ognuno di noi potrà facilmente riconoscersi nelle dinamiche descritte e magari prendere spunto per mettere in atto delle piccole rivoluzioni nella gestione della comunicazione lavorativa.


Ho scelto quindi di soffermarmi solo sui concetti per me più significativi nella gestione dello strumento email.


IL CONCETTO DI "ATTRITO" NELLO SCAMBIO COMUNICATIVO.

Da quando nel 1987 l'email ha fatto la sua prima comparsa nel mondo del lavoro si è dimostrata essere un rapido strumento di comunicazione asincrona, economico e facile da utilizzare ma è proprio questa sua semplicità di utilizzo che ci ha portato ad utilizzare l'email talvolta in maniera non funzionale e aggiungerei non educata.


Ma cosa significa aggiungere "attrito" nello scambio comunicativo?

Pensiamo ad una situazione lavorativa in un'azienda in cui ci sono diverse persone che lavorano in altrettanti uffici e che ricevono continuamente richieste di tempo ed attenzione da parte di superiori o colleghi attraverso l'invio smisurato di email.

Immaginiamo ora invece se le stesse richieste dovessero essere fatte di persona, dovendosi alzare dalla sedia e percorrendo il corridoio per entrare nell'ufficio della persona interessata, inevitabilmente le richieste diminuirebbero perché sarebbe necessario uno sforzo maggiore e ciò significa che la maggior parte delle email non sono sempre indispensabili per lo svolgimento dell'attività lavorativa.


IL CICLO DELLA REATTIVITA'.

Un altro fenomeno per me indispensabile da analizzare è quello del "ciclo della reattività" così definito dalla ricercatrice Leslie Perlow.

Si tratta di un meccanismo che è venuto a crearsi non appena abbiamo avuto a disposizione lo strumento della email anche nei nostri smartphone. Ci siamo resi conto che potevamo rispondere alle email anche in orari extra lavorativi e questo nostro comportamento ha innescato una maggior richiesta di velocità di risposta da parte dei nostri interlocutori che hanno colto la nostra disponibilità in termini di tempo e si sono sentiti così legittimati all'invio incessante di email.

Si è innescato così un circolo vizioso di reattività nella comunicazione che la maggior parte delle volte porta con sé una serie di conseguenze negative.


PER CONCLUDERE…

La lettura di questo libro ci offre diversi spunti di riflessione che ci aiutano a capire come gli strumenti digitali che oggi abbiamo a disposizione per svolgere il nostro lavoro, tra i quali l'email, non devono essere demonizzati ma al contrario ci sono d'aiuto, dobbiamo però rivedere i nostri processi organizzativi. Attualmente infatti quello che sta accadendo è che ci stiamo facendo guidare dalla tecnologia quando invece dovremmo cercare di attuare delle piccole modifiche al nostro modo di lavorare per poter trarre dei vantaggi dall'uso degli strumenti tecnologici che abbiamo a disposizione.


Avete mai pensato di rivedere la vostra organizzazione in ambito lavorativo soprattutto se avete a che fare tutti i giorni con scambi continui di email?

La lettura di questo libro è un ottimo punto di partenza oppure, se preferite, possiamo parlarne assieme scrivendo a sara@spazioaltempo.it







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